ناصر الإسماعيلي: الــــتخطيط الـــوظيــفي

ناصر الإسماعيلي باحث دكتوراه في القانون العام بجامعة محمد الأول بوجدة

المقدمة:

يعد مفهوم التخطيط من أهم المفاهيم الإدارية التي لاقت شيوعاً واستحساناً في السنوات الأخيرة في المؤسسات الحديثة باعتباره عملية منظمة تعتمد على الأسلوب العلمي في تحديد مسار العمل وزيادة الكفاءة والفاعلية للمنظمة. وهو الأساس اللازم لتنفيذ الأعمال على جميع المستويات، فهو ضروري لتنفيذ الأعمال والبرامج على أسس علمية مدروسة توضح طرق ووسائل تنفيذها مما يوفر علينا الكثير من الجهد والوقت، كما أن الواقع العملي والتجربة أثبتتا أهمية الاعتماد على التخطيط في جميع نشاطاتنا وتصرفاتنا وجعلها جميعاً مقرونة بخطة واضحة تحدد خطوات وإجراءات تنفيذها ومازلنا نأمل في مزيد من الإدراك لأهميته وضرورته في تحقيق النجاح لكافة المؤسسات الاقتصادية والاجتماعية والتربوية. فالخطة هي بمثابة الطريق الذي يرشدنا إلى سبيل تنفيذنا لأهدافنا بكفاءة وفعالية عالية بعيداً عن العشوائية والارتجال التي تؤدي إلى إهدار طاقاتنا وإمكانياتنا دون الوصول إلى ما نصبوا إليه من أهداف وغايات.

        يتصف الوضع في العالم الآن بالتغير المستمر، مما يجعل عملية التوقع مهمة صعبة وقد قالوا قديما ( إن التبوء محفوف بالمخاطر ) وهو ما يفرض على منظمات الأعمال نمطاً جديدا من المنهجية الإدارية تضمن لها التوظيف المناسب للموارد المتاحة. ونظرا لما يتصف به الوضع من ديناميكية و تطور في الحاجات والرغبات بشكل مستمر وارتباطه بتطور عوامل البيئة الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والسياسية، لذا فأن مصير بقاء هذه المنظمات أصبح مرهونا بقدرتها على تلبيه هذه الحاجات بهدف تحقيق النجاح الذي تسعى المنظمات إلى تعظيمه، وهذا التوجه أصبح يفرض على المنظمات والمؤسسات، التفاعل مع بقية المنظمات في العالم التي تخدمها وبهذا التفاعل تستطيع تحديد الكثير من فرص البقاء والاستمرار وبدون التخطيط لن يكون بمقدورها تحقيق ذلك.

        ازداد الاهتمام بتطوير الموارد البشرية، حيث يحتل العنصر البشري دوراً محورياً في تطوير المؤسسات اليوم، وفي زيادة الإنتاج، وما لهذا الأمر من أثر على مختلف الأعمال في المؤسسة، ومن هذا المجال تسليط الضوء على المسار الوظيفي، حيث أصبح هذا المجاب محوراً هاماً في الدراسات الإدارية، وإدراكاً لهذه الأهمية للموارد البشرية اقتضت الحاجة أن تسعى هذه المؤسسات إلى تبني برامج وأساليب جديدة لإدارة الموارد البشرية تتناسب مع أهميتها وحيوية الدور الذي تقوم به، لذلك استشعرت إدارة الموارد البشرية أهمية التخطيط للمسار الوظيفي كونه من أبرز الوسائل المستخدمة لتحقيق طموحات الموارد البشرية وتحقيق الرضا الوظيفي، الذي ينعكس بلا أدنى شك على إنتاجية المؤسسة وفاعليتها التنظيمية.

التخطيط

هو التنبؤ بما سيكون عليه المستقبل مع الاستعداد له ومواجهته بخطط وحقائق ومعلومات ووضع الافتراضات المتعلقة بناءاً على تحديد الأهداف وتحقيقها مستقبلا بما يخدم المؤسسة وينقسم إلى:

• التخطيط البعيد المدى. هو التخطيط الذي يكون مهماً ويحدث تغيراً نوعياً في المؤسسة وتمارسه الإدارة العليا وتأثيره بعيد المدى على القوة البشرية.
• التخطيط القريب المدى. هو التخطيط الذي تمارسه الإدارات الفرعية وتأثيره قريب المدى، ويوضع لمساعدة وتكملة التخطيط البعيد المدى.
• التخطيط الآني. وتمارسه الإدارات المباشرة(الدنيا) وتأثيره يظهر بشكل مباشر ويوضح عادة التخطيط القريب المدى.

تخطيط الموارد البشرية

يمكن تعريفه على أنه العملية التي تسعى المؤسسة من خلالها إلى الحصول وفي الوقت المناسب على احتياجاتها من الأفراد القادرين والمؤهلين على تنفيذ المهام الموكلة إليهم لتحقيق الأهداف المطلوبة، كما أنه يتعلق بالأمور الوظيفية للفرد منذ تعيينه في المؤسسة وحتى خروجه منها

أما مصطلح يشير إلى من بلغ سن العمل من السكان بصرف النظر عن مدى استعدادهم أو رغبتهم في العمل من عدمه أو قدرتهم عليه، وهو يعادل الفترة العمرية من (18 – 60) سنة بمعظم بلدان العالم.

تصنيف الوظائف

هي عملية جمع وتحليل المعلومات والبيانات الخاصة بكل وظيفة ومهنة بغرض التعرف على كل ما يتعلق بها من حيث شروطها ومتطلباتها وخصائصها وطبيعتها عن طريق الدراسة والملاحظة واستخدام الطرق العلمية الحديثة في المجال.

أما توصيف الوظائف فهو وضع مسئوليات وواجبات كل وظيفة بدقة، حيث يعتبر التوصيف هو الأساس لربط الوظيفة بالمخصصات المالية، ويجوز استخدام وصف وظيفي واحد لعدد من الوظائف التي لها نفس الواجبات والمسئوليات وتنتمي إلى نفس خطة التصنيف وتقع ضمن مجموعة مهنية واحدة ولها نفس المسمى الوظيفي، وتكتب الواجبات في الوصف الوظيفي حسب أهميتها أو تسلسل أدائها على أن يتضمن الوصف بياناً للنسبة المئوية من الوقت اللازم لأداء كل واجب على وجه التقريب ويجب أن يشتمل الوصف الوظيفي على البيانات التالية كحد أدنى:

• الموقع التنظيمي للوظيفة.
• الغرض من الوظيفة.
• الواجبات الرئيسية.
• المسئوليات والصلاحيات المسندة إلى الموظف.

أهمية التخطيط الوظيفي    

يعتبر التخطيط من وظائف الإدارة الهامة والصعبة في نفس الوقت، فالتخطيط يعتبر حجر الأساس لأي عمليه أو نشاط إداري، ويلقي الضوء على كافة الأنشطة والوظائف المختلفة لأجزاء التنظيم، وعملية التخطيط صعبة لأنها تتعامل مع المستقبل والذي يكتنفه الغموض وعدم التأكد، ولا يمكن التنبؤ به بدقه وقد أظهرت الخبرة العملية أن القرارات التي تتخذ في حالة غياب عنصر التخطيط تكون عشوائية وتعتمد على الحظ، ولهذا فالتخطيط ضرورياً وهاماً لمعالجة حالات عدم التأكد والتغيير المحتمل الوقوع، وبلورة الأهداف وتسهيل عملية الرقابة.

        التخطيط عمليه منظمه تقوم على حفز وتشجيع التفكير العلمي في الحاضر والعناصر الممكنة الحدوث في المستقبل للبيئة التي تعمل بها المؤسسة، كما يجب أن تتصف الخطط بالمرونة فلا ينظر إليها على أنها نموذج كامل لا يعتريه الخطأ وأنه يجب التقيد بها بغض النظر عن الظروف، بل يجب أن يتم تعديل وتغيير الخطط عندما تستدعي الظروف ذلك.

        تبدأ عملية التخطيط بوضع هدف أو أهداف عامه للمؤسسة أولاً، ثم يتم وضع إطار عام أو فرضيات تقوم عليها عملية التخطيط، وبعد ذلك يتم تحديد البدائل المتاحة وتقييم هذه البدائل تمهيداً لاختيار البديل الأمثل، ثم يتم عمل خطط فرعيه ويبدأ بتنفيذ هذه الخطط، وبعد ذلك تأتي عملية المتابعة والرقابة على الخطط التي يجب أن تكون مستمرة.

        نظراً للتسارع الكبير الذي يشهده التطور التكنولوجي في الأنظمة والأسلحة والتي تتصف بالتغيير السريع، أصبح التخطيط أمراً ضرورياً ولازماً للإدارة لإمكان التنبؤ بالتغيير واخذ الاحتياط اللازم لمواجهته والسيطرة عليه، فالتخطيط هو أداة الإدارة لمواجهة المستقبل ولتحقيق الأهداف، وهو مبني على التفكير العلمي الواعي لاستخدام الموارد المتاحة المادية والبشرية لتحقيق أهداف المؤسسة، لذلك نجد أن التخطيط يتضمن تحقيق ركنين أساسيين هما:

• تحديد الأهداف العامة.
• وضع وسائل وإجراءات لاستخدام الموارد المتاحة لتحقيق هذه الأهداف.

العوامل المؤثرة على عملية التخطيط

التخطيط يتأثر بالعديد من العوامل التي يجب اعتبارها والتي تحد من تحقيق الهدف العام للمؤسسة وتؤثر بشكل مباشر على عملية التخطيط وهي على النحو التالي:

• الظروف المادية.
• القوة البشرية.
• التقدم العلمي والتكنولوجي.
• الأوضاع الاقتصادية.
• الأوضاع السياسية.

 أهداف التخطيط الوظيفي

        تهدف أي منظمه أو وحده إدارية أو مؤسسه إلى النمو والاستمرار، كذلك فإنها تعمل في ظروف عدم التأكد، والاستمرار يعني المستقبل، والمستقبل يكتنفه الغموض والتنبؤ به بحاجة إلى معلومات، ومن هنا نجد أن التخطيط أمراً ضرورياً ولازماً لمواجهة المستقبل، بالإضافة إلى ذلك فهناك بعض الأهداف التي يحققها التخطيط وأهمها:

• يساعد الإدارة في مواجهة ظروف البيئة المتغيرة والتفكير في المستقبل، فالتخطيط يجبر الأفراد في المستويات الإدارية المختلفة على النظر إلى الأمام.
• تشجيع التنسيق في التفكير وبلورة المواقف في المواضيع الرئيسية التي تهم المؤسسة.
• يمكن المؤسسة من تحديد المسؤولية بدقه.
• يساعد الإدارة في رؤية الصورة الكاملة للمؤسسة بشكل واضح.
• يساعد في جعل الأهداف محدده أكثر ومعروفه بشكل أفضل.
• يقلل من الاعتماد على التخمين والعشوائية في عملية اتخاذ القرارات فالتخطيط يعمل على تفادي المشكلة قبل وقوعها.
• يوفر الجهد والوقت والمال.
• تطوير وتنمية معايير الأداء والجودة للأعمال المستقبلية.
• وضع الرجل المناسب في المكان المناسب.
• يمكن العاملين من معرفة مسارهم الوظيفي حتى نهاية خدمتهم.
• زيادة إبداع الموظف في تخصصه.
• سهولة وضع خطة للتنقلات بين الموظفين.
• زيادة الرضا الوظيفي للموظفين.

أنواع التخطيط. تقسم عملية التخطيط في أي مؤسسة أو تشكيل إداري إلى الأنواع التاليـة:

• التخطيط المركزي. في هذه الحالة فان أعمال التخطيط الرئيسية في المؤسسة تتم من قبل جهات مركزيه أو إدارات عليا.
• التخطيط اللامركزي. حيث تكون كل إدارة فرعية مسؤولة عن التخطيط لأفرادها بالتنسيق مع الإدارة العليا.
• التخطيط المشترك. حيث تقوم الإدارة العليا للمؤسسة بوضع الخطط المتوسطة /الطويلة الأجل وتقوم كل إدارة فرعية بإعداد خطتها التفصيلية لجميع أفرادها.

 فوائد التخطيط الوظيفي

من خلال دراستنا لعملية التخطيط فإن هناك فوائد عديدة تعود من خلال تطبيق التخطيط السليم للموارد البشرية في أي مؤسسة إدارية نلخصها فيما يأتي:

• تحديد الأهداف. مما لاشك فيه أن الأهداف هي المرشد للمؤسسة إلى المسار الصحيح وإلى وضع المعيار السليم لتقويم الأداء الوظيفي وإن توضيح هذه الأهداف للمرؤوسين الذين يعملون على تحقيقها سوف يؤدي إلى زيادة فعالية وكفاءة الإدارة والعاملين على حد سواء.
• التنبؤ بالمستقبل. إن دراسة العوامل والمتغيرات التكنولوجية والاقتصادية وإعداد خطة منظمة ومنطقية تساعد على تجنب الخطر المتوقع وتفادي ما يحتويه المستقبل من مشكلات.
• الترابط المنطقي للقرارات. إن بلورة الأهداف ووضوحها يؤدي إلى الترابط بين القرارات الصادرة من القائد إلى المرؤوسين وكذلك الترابط بين الأهداف الكلية والأساسية للمؤسسة بصفة عامة.
• التنسيق. يساعد التخطيط على تنسيق الجهود بحيث تصب جميع الأهداف الفرعية في الهدف الرئيسي للإدارة، وبذلك تتضافر جميع الجهود وتتوحد في سبيل تحقيق الغاية.
• الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة. يساعد التخطيط على الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة مثل( الموارد المالية، القوى البشرية، الإدارة…الخ ) بحيث نحصل منها على أكبر منفعة ممكنة وبأقل تكلفة.
• الرقابة المحكمة. يسهل التخطيط عملية الرقابة الداخلية والخارجية للمؤسسة ويرفع من مستوى أدائها وكفاءتها وذلك لمتابعة تحقيق الأهداف المحددة مسبقاً، كما يجعل من السهل قياس النتائج وفقاً لتلك المعايير.
• تقويم الأداء. يساعد التخطيط على تقويم الأداء ويرفع من الكفاءة والفعالية الإدارية ويرشد القادة إلى القرارات الصائبة لتحقيق الأهداف المنوطة بها.
• تسهيل مهمة القائد. إن التخطيط يحدد أساليب العمل، تقسيمه والخطوات والإجراءات المطلوب إتباعها مما يجعل المرؤوسين يعرفون ما هو المطلوب والمتوقع منهم، وطريقة إنجازه مما يسهل من مهمة القائد.
• الرضا والارتياح النفسي. الخطة المحكمة والمدروسة ووضوح الأهداف يجعل المرؤوسين يؤدون واجباتهم بثقة حيث أنهم يسيرون في خطة واضحة ومدروسة ومبرمجة لذلك يتبعون أفضل الطرق لتحقيقها، مما يعطيهم شعوراً بالرضا والارتياح النفسي.
• تخطيط الاحتياجات المستقبلية. يساعد التخطيط على تحديد احتياجات المؤسسة المستقبلية من حيث الكم والنوع.

متطلبـات التخطيـط الوظيفي

 هناك العديد من المتطلبات التي يعتمد التخطيط الوظيفي عليها والتي يجب أن تكون متاحة للمخطط ليكون قادراً على التخطيط بصورة سليمة وصحيحة وأهم هذه المتطلبات:

• وجود قاعدة بيانات ومعلومات ملائمة للخطة المراد وضعها وعلى النحو التالي:

(1) معلومات شخصية عن الموظف مثل العمر، الحالة الاجتماعية….الخ.

(2) معلومات وظيفية عن الموظف (الخبرات والمؤهلات).

(3) حركة الموظفين وتنقلاتهم وترقياتهم.

(4) الدورات بمختلف أنواعها.

(5) معلومات عن حجم الأعمال داخل المؤسسة.

(6) خطط وتجارب سابقة في مجال التخطيط الوظيفي.

(7) معلومات عن نوعية الوظائف ( تخصصاتها وإعدادها ).

(8) معلومات عن الوظائف الشاغرة والمشغولة والمتوقعة.

(9) جميع المعلومات المتعلقة بالموظف والتي يصعب حصرها في هذه الدراسة.

• وجود كادر فني قادر على تفهم الأهداف والاحتياجات وتحليل المعلومات واتخاذ القرارات والوسائل الكفيلة لذلك.
• قدرة هذا الكادر على متابعة التنفيذ.

        إن عملية التخطيط تمر بسلسلة من الخطوات المترابطة والتي تكمل بعضها البعض وعلى المخطط أن يحدد هذه الخطوات قبل الدخول في عملية التنفيذ وهذه الخطوات هي:

• وضع أهداف بعيدة المدى للمؤسسة.
• تطوير إطار عام للخطة من حيث الإمكانات المتاحة والقيود.
• تحديد البدائل المتاحة لتحقيق الأهداف.
• تقييم البدائل المتاحة باستخدام الأساليب العلمية الحديثة.
• اختيار البديل الأمثل.
• تطوير الخطط.
• تنفيذ الخطة.
• متابعة تنفيذ الخطة.

إيجابيات ومعوقات التخطيط الوظيفي

 إن عملية التخطيط الوظيفي عملية معقدة وليست بالأمر السهل، وأهمية التخطيط الوظيفي تكمن في العديد من الأدوار والمسئوليات وخاصة على نطاق الإدارات وبالأخص المدراء الذين يقع على عاتقهم تحديد المسار الوظيفي للموظف منذ بداية التحاقه بالمؤسسة، ومن خلال هذه الأهمية نجد أنه لا بد على المعنيين بأمور التخطيط من إيجاد الوسائل الممكنة من خلال وضع البرامج التخطيطية الدقيقة وفق معايير وأهداف وأسس منظمة وعادلة تشمل كافة الرتب، وعليه يجب الإشارة في هذا الجانب بأن تدريب وتأهيل الموظف هو من الأولويات والاهتمامات التي ينبغي القيام بها لتحديد المسار الوظيفي لكل موظف.

        إن التخطيط السليم والمنطقي يجعل الأهداف أكثر وضوحاً لاتخاذ أي قرار، وهذه الأهداف يحددها دور التخطيط من حيث بيان الوظيفة أو المسئولية، مع الأخذ في الاعتبار الأدوار والمسئوليات الملقاة على عاتق الموظف من خلال تنقله وتحركه المتواصل من موقع إلى آخر سواء كان داخل الجهة الواحدة أو نقله أو إلحاقه إلى جهات أخرى، وكلها عوامل ينبغي وضعها في الاعتبار.

        إن النظرة الطموحة والمستقبلية ذات الهدف البعيد تقلل من حدة المصاعب التي تنشأ خلال فترة التنفيذ، ووضع الخطط المتعلقة بالتغيير الهادف وإدخال التحسينات في طريقة سير العمل وإتباع الأساليب العلمية الحديثة في إنجاز الأعمال من أجل رفع المستوى الإنتاجي والأداء الوظيفي للموظفين.

        الأدوار الرئيسية لأي مؤسسة بغض النظر عن حجمها هو تحديد الأهداف الرئيسية بشكل دقيق وتحديد الزمن الذي يجب أن يتم فيه تحقيقها والذي يساعد بدوره على تلافي الأخطاء وتجنب الأعمال العشوائية وغير المنتجة، ويعتبر تحديد الأهداف وصياغتها بشكل واضح مقياساً جيداً في تقويم الأداء والنتائج وله تأثير وأهمية كبرى في ازدهار ورقي هذه المؤسسة.

        يبرز دور التخطيط الوظيفي فيما يقدمه لنا من ايجابيات تساعد المخطط في تكوين صورة تقريبية عما سوف يكون عليه الوضع في المستقبل وأهم هذه الايجابيات:

• يساعد التخطيط الوظيفي على تحديد الاحتياجات المستقبلية من القوة البشرية.
• تحديد نوعية القوى البشرية اللازمة للوقت الحالي والمستقبلي.
• إعداد برامج الإحلال والتعمين في الوظائف الحالية والمستقبلية.
• إحداث تعديلات في الشكل أو الوظائف التي يقوم عليها النظام الحالي مع الأخذ بمبدأ التطور والتغيير التدريجي دون إحداث تغيرات شاملة في النظم القائمة.
• يعمل على تطوير وتعديل جزء من الخطة الشاملة وخاصة تأهيل الموظفين.
• تعكس الأهداف وتعمل على تحقيقها في ظل الموارد المالية المتاحة.
• القابلية للتطبيق والمرونة والواقعية خاصة إذا تم تغيير أو تعديل الأهداف.

معوقــات التخطيط الوظيفي

        إن وجود الخطط أو التخطيط لا يعني بالضرورة أن جميع الأهداف يمكن تحقيقها، بل هي وسيله فعاله للتأكد من أن المؤسسة تسعى دائماً لتحقيق أهدافها من خلال التخطيط الجيد، وبالرغم من فوائد ومزايا التخطيط إلا أن عملية التخطيط لا تخلو من المعوقات التالية:

• وجود قاعدة بيانات عن الموظفين لكن ربما لا يتم تفعيلها والاستفادة منها بسبب نقص وعدم توفر الكادر المتخصص.
• عدم وجود الكفاءات المؤهلة علمياً والتي لها الخبرة الكافية في مجال التخطيط الوظيفي.
• امتناع المسئولين عن نقل بعض الموظفين ذوي الكفاءة العملية إلى مكان آخر خارج مؤسساتهم بحجة عدم وجود البديل.
• عدم الاستفادة من تقنية المعلومات في إدارة التنقلات بين الموظفين.
• محدودية الشواغر.
• الأمور المتعلقة بالموارد المالية. 

تطور التقنية الحديثة ومدى الاستفادة منها في التخطيط الوظيفي

        يمر العالم الآن بمرحلة إنتقالية تزدهر بتحولات جذرية عميقة وشاملة في كـافة المجالات، مرحلة تنكسر فيها القيود وتلغى الحدود وتنفتح الأسواق، وتشتعل المنافسة، ويتعاظم دور التقنية الحديثة التي لعبت دوراً رئيساً في أحداث هذه التحولات وأهمها التحول من الأساليب التقليدية في الإدارة إلى الأساليب الإلكترونية، وبات مصطلح الإدارة الإلكترونية هو عنصر تتميز به المؤسسات والهيئات والدول، الأمر الذي عجّل في حاجة المؤسسات إلى استغلال الموارد البشرية أكثر منه في التقنية لإجتذاب مهارة جديدة وتحقيق عملية تطوير وتغيير ثقافي في تقديم الخدمات بالوسائل التقنية الجديدة.

 ‎إن دور الإدارة هو زيادة استخدام التقنيات الحديثة لتحرير حركة المعلومات والخدمات والتغلب على القيود والعوائق الموجودة في الأوراق والأنظمة التقليدية مثل تبسيط الإجراءات المطلوبة والتنسيق بين المؤسسات وزيادة الثقافة وتقليل الوقت الذي يستهلكه الموظف للحصول على المعلومات من أفرع المؤسسات الأخرى.

إن تبني مشروع الإدارة الحديثة خاصة الإلكترونية يؤثر تأثيراً مباشراً على رفع كفاءة الإدارات العليا على اختلاف مراحلها ويركز على العلاقة التي تربط بين الجهات التي تتخذ القرار من جهة والجهات التي تصنع القرار من جهة أخرى حيث تقوم الإدارة الإلكترونية بإعادة تسيير الأعمال وتطويرها بواسطة طرق جديدة لإدماج المعلومات وتكاملها وإمكانية الوصول إليها عن طريق الموقع الإلكتروني، ويؤدي ذلك إلى أعادة تنظيم الإدارة الداخلية والإجراءات ودمج وتكامل قواعد المعلومات.

        لا يتوقف الأمر عند رفع كفاءة كافة الدوائر وزيادة الشفافية فيها لتخلصها من وتيرة العمل اليومي والبيروقراطية وإنما تخدم الإدارة الإلكترونية نفسها ومستخدميها وذلك من خلال خفض كلفة الإنفاق وتطوير نظام الإدارة وإيجاد علاقة جديدة بين الأقسام في تنفيذ الأعمال الإدارية اليومية من خلال استخدام نظم المعلومات الإلكترونية لتسهيل عملية المشاركة والتحاور لأعداد السياسات والأولويات والتوجهات الإستراتيجية وأموراً أخرى كثيرة لا مجال لحصرها.

        من هنا نلاحظ أن من أولى أهداف الإدارة الإلكترونية هو تحسين مستوى الأعمال الإدارية في إنجاز المهام بشكل حضاري يليق بمستوى المؤسسة الإلكترونية وذلك لأن مخططي برامج الإدارة الإلكترونية يراعون محاور عدة يمكن من خلالها تحسين مستوى الخدمة منها تجاوز الأخطاء التي يقع فيها الموظف العادي عند قيامه بعمله، وذلك لأن الحاسب الآلي وحسب البرنامج المزود به وقاعدة البيانات التي زود بها تعطي نتائج جيدة لا مجال للخطأ بها، مما يحقق سهولة ومرونة في إنجاز المعاملات بين الدوائر المختلفة من هنا نرى أن نظام الإدارية الإلكترونية يختصر إجراءات ومراحل كثيرة بعيداً عن التعقيدات الإدارية وبأقل كلفة.

استغلال المؤسسات لهذه التقنية في خدمة التخطيط الوظيفي

إن استخدام التقنية ونظم المعلومات سوف تساعد على تخفيف الإجراءات وتحسين الأداء الوظيفي وتقليل الأعمال اليدوية. في حالة تطبيق أثناء عملية التخطيط , وسوف تحصل المؤسسة على المزايا التالية:

• تبسيط الإجراءات الإدارية. يتم تبسيط الإجراءات وتطوير أساليب العمل بعدة نقاط نذكر بعض النقاط التالية:

(1) الاستغناء عن بعض التفاصيل غير الضرورية وغير اللازمة أثناء الاستخدام.

(2) الحد من الأعداد المستخدمة من النماذج والتقارير والخطابات الغير ضرورية، ومن خلال دمج النماذج والاستمارات المتشابهة وتيسير أداء الخدمات على الموظف.

(3) القيام بأكثر من عملية في وقت واحد بما يوفر الجهد والوقت وسرعة أنجاز الوثيقة.

(4) إحلال عملية أو إجراء بدلاً من آخر.

(5) دراسة حركة الأفراد وتنقلاتهم لتقليل المجهود المبذول.

(6) توفير المعلومات من خلال إعداد قواعد معلومات والإرشادات الضرورية للموظف.

(7) اختصار الوقت لإنجاز المعاملات التي يشترك فيها أكثر من مديرية بصورة أسرع.

• تحسين مستوى الاتصالات. إن الإدارة الإلكترونية سوف تمكن الأفراد من التجول حول الأقسام والفروع الأخرى للمؤسسة والوصول إلى مسافات أبعد وبصورة أسرع وأعمق وأرخص من أي وقت مضى، سوف تساعد نظم المعلومات الحديثة على تبادل المعلومات بفاعلية أكثر بين المديريات والإدارات الأخرى، وتكون النتيجة هي نقل المعلومات بصورة أسرع، وكلما وصلت المعلومات التي تحتاج إليها أسرع، زادت نسبة الإنتاج، نستطيع القول إن شبكة المعلومات الداخلية “الإنترانت” تصل وتوحد بين الجميع.
• العمل عن بُعد. يستطيع الموظفون العمل عن بُعد في وذلك بربط المؤسسات مع بعضها البعض عن طريق تخزين المعلومات في الحاسب الآلي لتظهر أمام الموظف والمستقبل الصورة الكاملة عن أي معلومات يرغبون فيها بكل يسر وسهولة. كذلك هذا النظام سوف يعود بالفوائد المبينة أدناه:

(1) احتواء المشكلات. الإلمام التام بالمشكلات الأساسية الإدارية التي قد تحدث.

(2) التخلص من مؤثرات العمل. التخلص من العوامل والمؤثرات الغير ضرورية التي تحد من انسياب العمل.

(3) التكلفة. تقليل التكلفة نتيجة الحد من الإجراءات الإدارية غير الضرورية وفرض الرقابة اللازمة.

(4) تحسين العمل. الاستمرارية في تحسين وتطوير العمل نتيجة زيادة فاعلية الأنشطة والإجراءات الإدارية.

(5) منع الازدواجية. القضاء التام على الازدواجية والتضارب والتداخل.

(6) زيادة الأمان. العمل على زيادة معدلات الأمان في مكان ومجال العمل.

(7) جودة الخدمات. تحسين جودة الخدمات المقدمة، وذلك بتوفير المواد المطلوبة في الوقت المناسب، وبالجودة المناسبة.

(8) الإنتاجية. زيادة مستوي الإنتاجية كماً وكيفاً بصفة عامة.

(9) المعالجة السريعة. تأكيد الجودة مما يساعد على التلقائية والمعالجة السريعة للأحداث اللازمة والطارئة.

• توفير الوقت والمال. إن نظم المعلومات الحديثة سوف يجعل النظام الحالي أكثر دقة وعدالة من نظام التداول اليدوي، ويسهل الربط عمليات التداول والتدقيق والتسوية والإيداع والتحويل، وبذلك يحقق قدراً كبيراً من الدقة والسرعة في إنجاز المعاملات ناهيك عن توفير الوقت والمال لإنجاز عمل ما.

مكونات الإدارة

تتكون الإدارة الإلكترونية من ثلاث مكونات أساسية هي عتاد الحاسوب والبرمجيات وشبكة الإتصالات ويقع في قلب هذه العناصر الخبراء والمختصين الذين يمثلون البنية الوظيفية لمنظومة الإدارة الإلكترونية , وتكمن عناصر الإدارة الإلكترونية في النقاط التالية:

• إدارة بلا ورق. ‎فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لا ‏يستخدمه بكثافة مع وجود‏‎ الأرشيف الإلكتروني، والبريد الإلكتروني، والأدلة ‏والمفكرات الإلكترونية والرسائل‎ ‎الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.
• إدارة بلا مكان. وتعتمد بالأساس على الهاتف العادي والمحمول , حيث باستطاعة الرئيس أو الموظف العمل مع مؤسسته من أي مكان في بلاده أو خارجها.
• إدارة بلا زمان. فالعالم أصبح يعمل في الزمن الحقيقي 24‏‎ ‎ساعة في اليوم خلال 365 يوم , ‏ولذلك سميت الإدارة الإلكترونية بإدارة (7 × ‎‏24‏‎( أي العمل 24 ساعة في اليوم على مدار الأسبوع وفي جميع أيام السنة دون استثناء العطلات الرسمية وغير الرسمية.
• إدارة بلا تنظيمات‎ ‎جامدة. فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية ‏والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة‎ ‎المعرفة , حيث تساعد الموظف على استجلاب المعلومات والبيانات من مكتبه دون الاستعانة بالآخرين , وهناك العديد من الأنظمة الإليكترونية التي تساعد لتحقيق إدارة بلا تنظيمات جامدة ومثال لتلك الأنظمة هي كما يلي:
• أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الإليكتروني.
• أنظمة الخدمة المتكاملة.
• النظم غير التقليدية الأخرى وتشمل النظم غير التقليدية ومنها نظم التعامل مع البيانات الكبيرة الحجم.

فوائد الإدارة الالكترونية

من وجهة نظرنا أن الإدارة الإلكترونية‎ ‎ليست مسألة فنية ‏فحسب، ولكنها مهمة في الوقت الحالي لمسايرة توجهات الدولة في هذا المجال، حيث تصبح الأعمال الإلكترونية من خلالها نتاج علاقة الارتباط بين موارد نظم المعلومات التقليدية وقدرات الوصول السريع للمعلومات , فالأخذ بمفهوم الإدارة الإلكترونية سوف يؤدي‎ ‎بالضرورة ‏لزيادة الكفاءة والفاعلية للجهاز الإداري، ويتحقق ذلك من خلال الآتي:

• إدارة الملفات إلكترونياً بدلاً من حفظها على الملفات.
• ‎إستعراض المحتويات‎ وانتقاء المعلومات المرغوبة ‎بدلاً من القراءة الطويلة.
• مراجعة محتويات الوثيقة وتصحيح الأخطاء بدلاً من إعادة كتابتها.
• استخدام البريد‎ ‎الإلكتروني للتداول اليومي للوثائق والمراسلات.
• الإجراءات التنفيذية المباشرة بدلاً من تداول محاضر‎ ‎الإجتماعات.
• الإنجازات واكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة.
• التجهيز الناجح للإجتماعات.
• التعامل بالشفافية التامة بين الدوائر والموظفين.
• تنمية القدرات المعلوماتية للموظفين.
• توحيد الأنظمة الآلية المستخدمة في المؤسسات.
• التخلص من بيروقراطية الورق.
• استخدام شبكة الإنترنت والانترانيت.
• توفير الجهد والوقت ووضع المعلومة الصحيحة في الوقت المناسب أمام متخذ القرار.
• إدارة الموارد بأسلوب صحيح ودقيق.
• تعزيز وتطوير تكنولوجيا المعلومات واستغلال الطاقات المتوفرة.
• تطوير قدرات العمليات الخاصة في مهام تتطلب الاستجابة السريعة والمرنة لأغراض التخطيط.
• لتحقيق ذلك ينبغي القيام بما يلي:

(1) توسيع القاعدة المعرفية العلمية في المجالات التكنولوجية حتى تستطيع الإداة العليا في المؤسسة تحديد أي تكنولوجيا مطلوبة، وكيفية تطويرها، وماذا ستكون النتائج المترتبة بناءاً على ذلك ويمكن الاستعانة بذوي الاختصاص في هذا المجال.

(2) وضع السياسات والاستراتيجيات اللازمة لعملية التأهيل بناءً على خطط مدروسة مسبقاً وحديثة تتناسب مع الحركة السريعة في مجال التكنولوجيا.

(3) توفير النظم الإدارية المناسبة لنقل التكنولوجيا من خلال الدعم المادي وتهيئة البيئة المناسبة لذلك.

(4) عقد دورات تخصصية في مجال علم الحاسب الآلي وخاصة ما يتعلق بآخر الإنجازات.

(5) ربط الإدارة العليا للمؤسسة مع الأقسام المختلفة بواسطة شبكة المعلومات لتسهيل تبادل المعلومات في مجال التخطيط الوظيفي.

(6) الاهتمام بمتابعة على آخر منتجات الشركات والمؤسسات في هذا المجال.

(7)  تحديث المناهج التدريبية وإدخال التكنولوجيا كعلم رئيسي سواء من الناحية النظرية أو العملية.

(8) تأهيل العاملين من خلال مشاركتهم في المؤتمرات والندوات التدريبية التي تعقد في مختلف أرجاء العالم، من خلال الشبكة والاستفادة من تجارب الآخرين في مختلف مجالات التدريب، وتطوير المناهج وتطبيقاتها العملية.

(9) إيفاد البارزين في دورات خارجية بهدف الاطلاع على احدث الوسائل والمعدات التكنولوجية ونقل الخبرة إلى المؤسسات.

(10) تطوير وتفعيل دور مدرسة التموين والإدارة في هذا المجال.

مجال التخطيط

إن تسارع الأحداث من حولنا والطفرات في التكنولوجيا وارتفاع تكاليف القوى البشرية تحتم وضع نظرة طموحة ومستقبلية تهدف إلى وضع الخطط المتعلقة بالتغيير الهادف وإدخال التحسينات في طريقة سير العمل وإتباع الأساليب العلمية الحديثة في إنجاز المهام من أجل رفع المستويات المهنية والأداء الوظيفي للعاملين، ولا تختلف مهام التخطيط الوظيفي في أي مؤسسة مهما كانت من حيث النتائج المتوقعة منها، والمهام الرئيسية للتخطيط الوظيفي في أي مؤسسة هي:

• التحليل والتنمية الشاملة للقوى العاملة في تلك المؤسسة كماً وكيفاً.
• تنمية القدرات الفردية في مجال التكنولوجيا.
• تحديد المسار الوظيفي.
• وضع الجداول النسبية والإحصائية لمعرفة الاحتياجات المستقبلية من القوى البشرية على اختلاف مجالاتها وتخصصاتها ومستوياتها، وهذا بالطبع يتطلب الاستفادة من التقنيات الحديثة المتمثلة في ما يوفره الحاسب الآلي من مخرجات ذات فائدة كبيرة في مجال إحصاء وتخطيط وتأهيل وتنمية الموارد البشرية.

الخلاصة

يعتبر المسار الوظيفي من المواضيع الإدارية الحديثة التي تطرق إليها الباحثون، وتشير أدبيات الإدارة إلى أن الدراسات في هذا الموضوع نادرة، فلم يحظ بالاهتمام الكافي إلا متأخراً مقارنة مع باقي المواضيع الإدارية والسلوكية والتي أصبحت متخصصة وذات فروع أيضاً، وذلك على الرغم من وجود المسارات الوظيفية في الواقع العملي منذ أن عرف الإنسان الأعمال في مختلف المجالات، وتؤكد الدراسات أن تخطيط المسار الوظيفي يهم المؤسسة بالقدر نفسه الذي يهم كل موظف على حدا، وكلاهما يهتم في سعيه وسلوكه بتحقيق التوفيق بين الفرد والوظيفة، ويزداد الاهتمام لدى كلاً منهما حتى يمكن القول أن هناك مدخلاً فردياً ومدخلاً تنظيمياً لتخطيط وتطوير المسار الوظيفي.

        ترجع أهمية التخطيط الوظيفي في المؤسسات الحديثة إلى تعقد وتشابك العلاقات والمسؤوليات وتعدد العوامل والمتغيرات التي تؤثر في أداء العمل، فالعمل الإداري الحديث يتعرض لكثير من المخاطر وعدم التأكد وعدم الوضوح بالنسبة للظروف المستقبلية والاستعداد بالخطط والبرامج التي تكفل تحقيق الأهداف في ظل هذه الظروف المتوقعة، الأمر الذي يجعل التخطيط الوظيفي أمراً حيوياً إذا أرادت الإدارة تحقيق أهدافها المرجوة، حيث يساعد تخطيط المسار الوظيفي في تخطيط تحركات العاملين للمستويات الوظيفية المختلفة خلال فترة حياتهم الوظيفية بما يكفل الانتفاع بالكفــاءات البشرية المتاحـة.

التوصيات

يفضل أن تجرى عملية اختيار الموظفين بصورة منهجية مبنية على أسس صحيحة مع مزج مخرجات التعليم بالخبرة العملية.

لتصبح عملية التقييم أكثر ارتباطاً بعمليات التأهيل والتوظيف والترفيع ولتصبح أكثر مؤسسية وعدالة فإنه من الضروري إعادة تمييز هذه العملية بصورة مفصلة ودقيقة تخدم نظام التأهيل والتقييم وإيجاد آلية واضحة وواقعية للتقييم تنسجم مع المراحل التي يمر بها الموظف.

التركيز في عملية التقييم على المعايير الحقيقية للكفاءة دون اعتبار للأقدمية إضافة إلى وضع حدود وضوابط من شأنها أن تمنع أي تأثير على قرارات الإدارة العليا للمؤسسة أو اللجان مما يجعل المجال واسع للتنافس وعدم وجود أي فسحة لأي ضعيف أو متخاذل.

أهمية مراجعة السياسات والإجراءات الخاصة بتخطيط الموارد البشرية في أي مؤسسة والتي لها زمن طويل ولا تتوافق مع الواقع الحالي وضرورة تعديلها.